Randjes in de tijd

Standard

Gestolen momenten, randjes in de tijd. Tussen de bedrijven door. Net niet genoeg kloktijd om iets op te pakken en af te maken, maar ruim voldoende gevoelstijd om te verdoen. En je daardoor schuldig te voelen. Verloren uren, bij elkaar opgeteld. Tot je het beseft.

‘Time you enjoy wasting, isn’t wasted (John Lennon)’

Wanneer is tijd verdoen écht tijd verdoen? Wanneer weet je zeker dat die verlummelde tijd tijdens je versnipperde dag écht niets oplevert? Wat als je gedurende die momenten een zaadje hebt geplant voor een geweldig goed idee? Of in gedachten een nieuw pad hebt gevonden naar een oud doel? Of een lang gekoesterde en vergeten droom nieuw leven hebt ingeblazen?

Wat als die randjes in de tijd belangrijker blijken te zijn dan de geblokte tijd in je agenda…?

Halveer je vergadertijd

Standard

Zo halverwege de werkweek, met dagen waarin de ene vergadering bijna naadloos overgaat in de volgende, is dit artikel van Time Management Ninja over het halveren van vergadertijd zeer inspirerend. Wie heeft ooit bedacht dat vergaderingen een uur moeten duren? En hoe vaak eindigt een vergadering voortijdig, omdat je bijvoorbeeld zeer efficiënt hebt vergaderd en alle punten besproken zijn? Het gebeurt mij niet zo vaak. Eigenlijk nooit. Maar wat zou het mij een hoop tijd opleveren voor andere dingen…

Vanaf volgende werkweek ga ik daarom zoveel mogelijk mijn vergaderingen halveren. Qua tijdsduur dan. Het halveren van het totale aantal vergaderingen wordt een volgende stap…

Hoe je meer tijd aan je dag toevoegt

Standard

Mijn terugkerende klaagzang: ik heb te weinig tijd. Of ik heb te veel te doen in de tijd die er is. Hoe dan ook, ik hunker vaak naar tips om tijd te besparen of om meer gedaan te krijgen in een dag. Als ik dan op een artikel stuit met 80 manieren om kostbare minuten te winnen voor je werkdag, dan lees ik het helemaal door. Om vervolgens tot de conclusie te komen dat ik eigenlijk wel weet – ergens in mijn achterhoofd – wat mij te doen staat als ik tijd wil winnen.

Van alle ideeën die in het artikel stonden en die in mijn achterhoofd rondzwerven, zijn er een paar die ik graag met je deel. Al is het maar omdat ze zo paradoxaal zijn, dat ze daarom wel móeten werken:
  • Kom los van je werk. Neem vaker een kleine pauze. Vijf of tien minuten waarin je loskomt van het monomane afwerken van de eindeloze takenlijst. Ook uitstekend tegen RSI-klachten.
  • Verandering van spijs doet eten. Ga eens een dagdeel op een andere plek werken. Een café in de buurt, de bibliotheek, of op de kamer van een afwezige collega.
  • Lees. Lees vroeg op de dag. Lees over zaken die je inspireren, energie geven, of die een nieuw licht over je vakgebied laten schijnen. Maar dan wel voor een beperkte tijd. Zet een timer, en stop met lezen als de tijd om is. En: als je altijd iets te lezen bij je hebt, hoeft een stiefkwartiertje in een wachtkamer nooit meer verloren tijd te zijn.
  • Plan creatieve tijd in je agenda. Creatief zijn kun je ook op een afgesproken tijd. Jazeker. Je moet die tijd dan wel plannen. En het vervolgens ook daadwerkelijk doen.
  • Besteed tijd en aandacht aan de belangrijke zaken. Denk na over wat je wilt bereiken, stel jaardoelen op en werk daar iedere week aan. Als je dat niet doet, wordt je tijd opgeslokt door de kleine brandjes die zich gedurende de dag voordoen.
  • Doe de belangrijke dingen eerst. Niet de urgente dingen, maar de belangrijke. Je weet welke dat zijn; als je aan het einde van de werkdag tijd neemt om je volgende werkdag voor te bereiden, schrijf je je drie Meest Belangrijke Taken op. Leg die goed zichtbaar op je werkplek, zodat je er de volgende werkdag meteen aan kunt beginnen. Zonder er al te veel over na hoeven denken.
  • Multitasking is een mythe, hoewel vrouwen beweren dat ze het erg goed kunnen (mezelf incluis). In feite ben je twee dingen half aan het doen. Focus. Op één ding tegelijk. Dat betekent: alle afleidende zaken opbergen of afsluiten.

Uiteindelijk kun je niet écht tijd aan je dag toevoegen, dat weet jij net zo goed als ik. Maar je kunt wel het gevoel krijgen dat je meer bereikt in een dag. En dat is je winst!

Vier tips om méér uit je dag te halen

Standard

Ik wou soms dat er meer uren in een dag zaten. Vooral op de dagen dat ik veel moet doen in korte tijd. Als ik dan op internet een artikel vind over hoe je meer tijd aan je dag kunt toevoegen, ben ik meer dan geïnteresseerd. Nou was ik vorige week al begonnen om iedere dag een uur eerder dan normaal op te staan. Dat leek me een haalbare uitdaging, want ik kon daarmee twee vliegen in één klap slaan. De zomertijd zat er immers aan te komen. Dat extra ochtenduur heb ik de afgelopen week goed besteed. Ik gebruikte het namelijk om dingen te doen die al lang op mijn wensenlijst stonden, maar die ik steeds maar weer voor mij uitschoof. Ik had zomaar een extra uur voor mezelf gecreeërd. Om te mediteren, te schrijven, en ongestoord te kunnen lezen. Ondertussen genoot ik van de serene rust in huis, en van het ontwaken van de dag. Een geweldig uur. Ik kan het je aanraden. Ook al was het een gevoelskwestie (ik deed immers niets wat ik op mijn to-do lijstje had staan), ik had ‘s ochtends al het gevoel dat mijn tijd goed besteed was. Ik had Meer Uit Mijn Dag gehaald.

Ik heb er nog een paar tips aan toe te voegen:
  1. Beperk jezelf. Niet alleen in hoeveel je meent dat je op een dag gedaan moet krijgen (we overschatten enorm wat we in een werkdag kunnen dóen), maar ook in wát je moet doen. In die zin sluit het aan bij de tip uit het artikel: ‘Drop one of your goals’. Je kunt niet alles doen, je kunt ook niet alles tegelijk doen. Maak keuzes. Het geeft lucht in je hoofd en ruimte in je agenda.
  2. Begin met de belangrijke zaken. Dus vóórdat je je mail checkt, op nu.nl kijkt, of met die ene collega de weekendbelevenissen bespreekt. Begin in ieder geval met Dé Belangrijkste taak. Je weet wel, die ene taak die bijdraagt aan dat doel of project waar je zo warm voor loopt. Dan kun je daarna jezelf een fijn schouderklopje geven. En dat brent mij bij de volgende tip.
  3. Beloon jezelf. Vier je successsen. Niet jezelf voor je kop slaan vanwege alles wat je vandaag nog niet af hebt kunnen krijgen, maar blij zijn om wat je bereikt hebt. Ook al is het maar die ene Meest Belangrijke Taak. Die heb je maar mooi afgerond.
En, wat is jouw tip om meer uit je dag te halen?

In 22 minuten klaar?

Standard

Het staat hoog op mijn lijstje energievreters op het werk: vergaderen. Er circuleren schattingen dat de vergaderkosten in Nederland tussen de veertien en twintig miljard euro per jaar bedragen, en dat werknemers en managers – natuurlijk afhankelijk van functie en branche – er 30 tot 70% van hun werktijd aan besteden. Hm. Dat lijken mij genoeg redenen om het anders aan te pakken. Op  The 22 minute meeting « Scott Berkun vond ik een prachtig voorbeeld van hoe het ook kan, met tips voor de aanpak. Wie heeft ooit bedacht dat vergaderingen een uur moeten duren? Of erger nog: twee uur? Ook al werkt het niet voor álle vergaderingen, er zijn best overleggen te bedenken die in 22 minuten gepiept kunnen zijn. Zodat we tijd overhouden voor de leuke dingen in ons werk.