Slimmer werken is méér dan timemanagement, efficiënt werken en productief zijn. Het is méér dan het systematisch verbeteren van manieren van werken in organisaties. Of zoals De Telegraaf onlangs kopte: ‘Slimmer werken, meer verdienen’. In mijn optiek is slimmer werken handig gebruik maken van technologie, psychologie en informatie, in een tijd dat er steeds meer kenniswerkers zijn die maar in beperkte mate geleerd hebben hun werk te organiseren. Ben jij zo’n kenniswerker? Dan vind je hier 10 tips om slimmer te werken.
Ken je ritme. Wanneer ben je het productiefst? Ben je een ochtend- of een avondmens? Op welk moment is je concentratieniveau het laagst? Ben je gebaat bij veel afwisselende taken? Of werk je het liefst in blokken van twee uur aan één klus? Als je dit van jezelf weet, kun je je werkdag ernaar indelen.
Singletask. Moet je geconcentreerd aan een taak werken, doe dat dan bewust. Zoek een werkomgeving op waar je dat kunt doen. Concentreer je uitsluitend op die ene taak, en ban gedurende die tijd alle afleiding: telefoon, e-mail, internet. Werk 15 tot 20 minuten aan één stuk door, gevolgd door een korte pauze. Gebruik eventueel een timer of wekker.
Wees baas over je tijd. Blok tijd in je agenda om aan je belangrijke taken te werken. Overweeg een inloopuurtje als men vaak afspraken plant in je agenda voor korte vragen of overleggen. Reserveer omschakeltijd tussen opeenvolgende afspraken in je agenda (en voorbereidingstijd voor die afspraken). Zorg ook dat je wekelijks de tijd neemt om even terug te kijken op de afgelopen periode en op wat je de komende week te doen staat.
Leer de software en hardware kennen waar je mee werkt. Investeer daar iedere week een uur in, zodat je er méér uit kunt halen. Verdiep je in de mogelijkheden van je e-mailprogramma, je telefoon, je browser, de scanner. Heb je een handigheidje gevonden die je beslist wilt onthouden? Schrijf het op en oefen er een paar dagen bewust mee.
Vergader minder. Of korter. Waar moet je elkaar écht in een vergadering over spreken? Wat kan via een ander kanaal? Een forum? Chat? Bij het koffieapparaat?
Zorg voor een prettige werkomgeving, stem alles zoveel mogelijk op jezelf af. Gebruik je een flexibele werkplek? Stel die dan altijd zo goed mogelijk in. Besteed aandacht aan je bureaublad en je taakbalk op de PC. Gebruik snelkoppelingen naar veelgebruikte programma’s. Zorg dat je browser opent met de pagina’s die je dagelijks gebruikt.
Combineer taken. Handel je e-mail twee keer per dag af. Telefoontjes te doen? Doe ze achter elkaar. Leeswerk? Reserveer een leesuurtje op de tijd dat je het minst gedaan krijgt, bijvoorbeeld direct na de lunch.
Gebruik een todo-lijst. Wees realistisch over wat je daar op zet. Zet de belangrijkste drie dingen bovenaan en begin je werkdag daarmee. Formuleer je taken zo concreet mogelijk. Bestaat een groot deel van je werkdag uit klussen die niet op je todolijst staan? Overweeg dan een not-todolijst. Die helpt je om nee te kunnen zeggen tegen de dingen waarvan anderen vinden dat jij wel kunt doen.
Wees informatiewijs. Niet alles is belangrijk. Je hoeft ook niet álles te weten. Leer welke informatie je kunt negeren, of slechts globaal doorneemt. Laat ook anderen weten hoe zij jou het beste kunnen informeren. Een korte samenvatting voor een beleidsstuk? De vijf belangrijkste punten van een voorstel? Notities van maximaal 2 A4-tjes?
Slimmer werken is ook beter samenwerken. In een tijd waarin alle informatie voor iedereen voorhanden lijkt, onderschatten we de kracht en kennis van ons netwerk. Voor informatie, tips, oplossingen, of om samen iets tot stand te brengen. Investeer in menselijke relaties!
Heb jij tips om slimmer te werken? Plaats dan een reactie!
